负责任矿物供应链申诉程序

1  目的

为保证任何相关方的权利（受影响人员或举报者），保证公司原料来源的的安全与可持续发展。

2  依据                                 

《负责任矿物审验流程锡和钽的审验标准》、《江西拓泓新材料有限公司负责任矿物供应链管理手册》、《江西拓泓新材料有限公司供应链政策》

3  适用范围

我司允许任何相关方（受影响人员或举报者说出与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑）。

4 管理机构及职责

公司设立申诉工作处理小组，成员由品质保障部、经营管理部、安全环保部等相关部门抽调人员组成，下设办公室，办公室设在经营管理部，工作组负责对申诉的处理。

5 申述条件

5.1发现供应链中存在高风险项或者出示警信号。

5.2发现采矿、贸易、加工和出口情况中有违反负责任矿物标准的；

5.3发现改进措施没有被严格执行的；

5.4其他违反法律或负责任矿物标准的。

6.0工作程序

6.1申诉信息的收集和申诉方式

1) 向行政部递交书面形式的申诉要求，申诉书应写明事由，并尽量详细列举可靠依据；

2) 公司设有意见箱，有相关申诉，可投至公司意见箱；

3) 拨打公司电话进行申诉；或将相关申诉信息发送至邮箱（下方有联系方式信息）

4) 若在任何一个环节，员工发现实际或潜在风险，可向高级经理直接报告，由高级经理进行申诉流程并跟踪。

5）公司在收到申诉的7个工作日内完成对申诉事实的调查，行政部负责受理申诉，并负责调查申诉发生的原因，并查清事实，经营部给予配合；行政部在查清事实的基础上进行申诉的处理或调解，经营部将该反馈整合到风险识别流程，并记录到对应尽职调查报告。

6）对申诉不属实的，行政部门给予申诉人必要解释，以消除误会澄清事实。对假借申诉蓄意制造事端，无事生非、挑拨离间的，其行为不被认定为申诉，在必要时候时，公司将采取法律手段维护公司合法权益。

7）我们将对申诉人的信息进行匿名处理，任何人不得以任何借口对申诉人进行打击报复。

公司设立联系/申诉电子邮箱,电子邮箱地址在公司对外公布供应链政策中予以公布，电子邮箱用于接收相关的询问和申诉。工作中接收到的相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。

联系人：黄燕      申诉电话：0795-3259660     邮箱：jxthxc@sina.com

6.2申诉的内容

相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容，包含申诉方的名称和联系信息，并由申诉方的法定代表人签字；具体说明向何种决定提起申诉及理由；附相关书面证据；具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题；

6.3申诉信息的分类

公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为一般信息、特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

6.3.1一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

 6.3.2特殊或重要申诉信息：

 •管理不符合 RMAP 要求的信息；

 •对公司的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息，例如发现供应链中任何 相关预警信号表明任何产品涉及《经合组织指南》中提到的与矿产开采、处理、 出口、运输或贸易有关的严重侵权行为、非国家武装团体、公共或私人安全武装、 贿赂及矿产原产地的欺诈性失实陈述、洗钱及向政府支付的税收、费用、特许费 等信息；

•对公司的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

6.3.3不予受理信息：

琐碎的、恶意的、无理取闹的或似乎是为了获得竞争优势而产生的投诉，没有令人信服的客观证据支持的投诉。

6.4 申诉的处理

申诉处理小组工作组应在收到申诉后3-5个工作日内确认收到申诉，在基于申诉是否符合6.3的基础上确认接受或拒绝申诉。

如果申诉被拒绝，应向申诉方提供书面解释，并记录在申诉登记册中。不得采取进一步行动。对特殊重要申诉信息由申诉处理小组在决定受理后45个工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。收到特殊重要申述信息后，第一时间通知采购，暂停对被申述供应商的矿产采购，并通知此供应商接受本公司申述处理小组开启对此供应商的调查、审查，如确定此供应商为冲突矿产，处理小组将作出决定，要求采购立刻停止与之合作，并按“无冲突矿产宣言”供应商自行承担法律责任，并通知RMI官方；如通过调查、审查此供应商非冲突矿产，处理小组将作出决定，告知采购可继续与此供应商合作。回复申述人员，调查、审查和处理结果。处理小组应尽最大努力在截止日期前完成工作。在极少数情况下可能需要额外的时间。申诉处理小组应采取合理措施，包括召开一次或多次会议，以作出合理决定。这类措施的例子包括:

咨询专家：请求申诉方或其他人提供更多信息，申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。申诉处理小组应协商一致决定是否中止申诉程序。申诉决定以书面形式传达给申诉方，申诉决定应包含：申诉决定：申诉决定是如何以及何时做出的任何新的建议申诉的记录：申诉工作处理小组办公室应将收到的申诉记录在申诉登记册中，包括以下内容:何人何时提交申诉；申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；接受或拒绝决定；

针对申诉机制后期的风险信息整合到风险识别评估流程当中。

 

对申述结果不满意或存在质疑的，可联系RMI官方邮件：RMI@ResponsibleBusiness.org。

7.0相关文件及记录

7.1 RMAP-J-O28 《冲突矿产申诉意见处理记录表》

7.2  RMAP-J-O04 《冲突矿产申诉意见箱开启记录表》