负责任矿物采购尽职调查报告
江西拓泓新材料有限公司
负责任矿物采购尽职调查报告
一、公司信息（所有来源）
江西THXC料有限公司（简称THXC）成立于2011年，注册资金5500.23万元，为江西省国资委下属沪市主板上市公司江西国泰集团股份有限公司的控股子公司（股票代码：603977），CID号码是CID002842。公司地址：宜春市经济开发区春一路3号,邮编：336000，电话:0086-795-3259660。公司致力于钽铌氧化物和氟钽酸钾的生产，主要产品：氟钽酸钾、氧化铌和氧化钽。THXC完全致力于避免使用冲突材料.我们不忘初心，在给客户提供满意的产品的同时，我们制定了自已的负责任采购供应链政策，我们承诺勇于承担相应的社会责任，严格遵守OECD指南和相关法律法规。
加工原料：钽铌矿、钽金属料及钽铌废料
本报告涵盖的时间段：2021年7月1日至2023年3月15日
负责任供应链政策经高级管理层审查和批准，管理层致力于支持本政策的实施，同时向相关利益相关者（供应商、客户、员工等）广泛传播，并且在公司网站上公布：
http://www.jxthxc.com/English/。
二、RMAP评估总结（所有来源）
作为一家负责任的公司，THXC一直积极支持和参与RMAP的年度审核。从2015年到2019年，THXC已经历经了5次审核，上一次审核通过的日期是2021年7月26日，根据该审核，RMI审核委员会（ARC）决定江西THXC料有限公司符合（2017）钽审核手册。该有效期从决定之日起一年之内有效，即有效期2021年7月26日至2022年7月26日。由于疫情和公司相关采购人员调动的原因，导致了审核时间推后，我司将积极配合。在RMI系统中THXC依然为合规冶炼厂的状态，尽职调查报告在公司网站上公布，网址：http://www.jxthxc.com/English/。
三、公司供应链政策（所有来源）
为避免使用直接或或间接为武装团体提供资金或使他们得益的冲突矿物及／或涉及在高风险和受冲突影地区进行其他严重侵犯人权行为的冲突矿物，公司制定了自己的供应链政策，本供应链政策完全符合第三版经合组织关于来自受冲突影响和高风险区域的矿石的负责任供应链尽职调查指南（经合组织指南）。它涵盖了经合组织指南附录二中确定的所有风险，适用全球范围。公可承诺一经发现任何附录二风险，将立即处理。本政策经高级管理层审查和批准，管理层致力于支持本政策的实施。本政策已向相关利益相关者（供应商、客户、员工等）广泛传播，可于公司网站http://www.jxthxc.com/English/查阅。
四、公司管理体系（所有来源）
THXC建立了严格的负责任矿物供应链管理体系，制定了一系列整合供应链管理系统，通过以下措施和采购和永不使用受冲突地区影响的程序原材料发生冲突，防止未知材料与原材料发生任何冲突进入供犯应链，以防止矿物勘探和贸易成为冲突，侵犯人权和不安全的根源。THXC严格恪守在供应链政策方面的承诺，并制定了以下方面的尽职调查内部流程：
——THXC出台了《RMI内控体系运行管理办法》，任命总经理负责监督尽职调查计划和风险管理的设计和实施，并协调相关部门（包括经营管理部、品质保障部、财务部、生产单位及仓库）的工作，确保各部门恪尽职守，执行负责任矿物供应链管理并报告所发现的任何示警信号和潜在风险。
——THXC按照负责任矿物供应链管理的要求每年对所有相关部门的主要人员开展一次尽职调查管理体系培训。如计划有更新，公司会根据需要开展额外培训。
A、内部控制系统
——THXC已更新其尽职调查管理系统，使其与OECD指南和RMAP保持一致。
——THXC公司向所有已确定上游供应商传达了最新的供应链政策和采购要求。
——公开、透明的采购政策
1)原料采购声明已载于THXC公司网站，使每位供应商都清楚地了解我们的采购政策。
2)向企业内部各部门下发了《负责任矿物供应链管理体系》和《关于采购钽原料的管理规定》,使每位员工都知晓并按照要求执行。
——原料采购的控制程序
THXC制定了《供应商管理规定》、《含钽原料及产品的原产地追溯管理规定》、《钽铌原料批号管理规定》、《钽铌原料运输管理规定》、《钽铌矿检查验收管理规定》、《原料供应链风险评估管理规定》、《适用的法津法规清单》、《供应商反腐败反贿赂承诺书》以及《KYC了解供应商管理规定》等控制程序来限制和阻止任何“冲突原料”和不明原料进入THXC的供应链。
——THXC对供应商进行尽职调查并保持持续性，按照OECD指南和负责任矿物倡议的审核要求，每年对原料供应商进行尽职调查，通过对供应商的合法性、质量保证程度和复合性进行复审验证，作为采纳或取消其供方资格的依据。在保持与下游客户沟通的同时，按RBA的要求，THXC向下游客户提供CMRT表格，以确保供应链的尽职调查。
——THXC在RMI体系运行管理领导小组下成立了风险评估委员会，已任命合总经理、采购员、RMI负责专员，负责对所有的供应商与原料相关信息进行评估，对原料来源的合理性（如:产地、产能、类型特征等）进行确定，对调查的原产地、运输过程、供应商按照示警信号进行评估，发现示警信号，对示警信号进行调查并下达处理意见
——公司已建立以支持采掘业和透明度倡议（EITI）的程序，并在公司网站上公开声明。
——2020年THXC已经正式成为了国际钽铌研究中心（T.I.C.）的成员，实时关注T.I.C.的新联报道，了解新政策；同时我司在2023年3月已正式成为ITSCI组织的会员单位。
——积极履行社会责任，树立合规企业形象运营与社会责任公司始终紧密结合企业的经济发展与履行社会责任，确保在法律和法律的前提下通过技术创新，安全生产，员工权益，环保节能，减排实现道德经营等活动，充分履行社会责任。
——我们将会严格遵守 7 类物质的国际运输标准，并且我们确保在危险物质的处置、 储存、运输符合相关的法律法规的要求。我们保证在运输和生产过程中不会发生泄漏， 从而防止对环境和人体造成不利影响
——THXC建立了RMI的申诉机制，设立联系渠道，收集有关方面的申诉信息，包括申诉电子邮箱地址、电话、责任人，接受社会各界的监督，在本报告涵盖的时间公司未收到相关方（受影响人员或举报者）的申诉。
——多种方式培训员工，THXC通过集中培训、OA宣传、会议宣传、展示板宣传、RMI官网培训学院视频（微信宣传）等方式培训，包括总经理在内的所有员工，合他们充分的了解OECD指南与RMAP审验的要求。
B、记录保留系统：公司要求与负责任矿物供应链管理相关的所有记录至少保存五年，要求正确使用并安全存储在公司数据库中。
五、风险识别（所有来源）
第一、公司设有一套CAHRAS识别和控制程序，包括所用资源、适用标准和审查频率。公司由下设的原料采购风险评估委员会对所有涉及的含钽原料采购根据高风险识别程序的规定进行了风险识别，并对识别结果进行记录。CAHRA建立了《高/风险区域名单》、《合格供应商清单》。对所有供应商个体和公司进行了相关制裁名单的审查，在本报告期间没有发现供应商个体和公司有任何制裁信息。
第二、了解供应商流程，公司对所有交易方都进行了基本的尽职调查，公司设立了一套了解交易方 (KYC) 流程，收集并更新交易方(供应商)的信息，内容至少包含供应商的营业执照、股东身份信息、供应商法律地位、货物的范围和货物的原产地等，严格收集相关的支持文件，；要求所有供应商完成并交回KYC相关表格的同时公司设立了差异审核流程，若发现存在不一致、错误或者不完整信息时，公司会要求对方重新提供正确、一致且完整的支持文件，否刚将不被列入合格供应商清单之中。对目前公司采购到的各供应链KYC进行了认真评估，在本报告期间，发现有2家供应商的KYC调查表不完整，我司已及时实施差异审查，并且之后已经取得相关KYC支持文件，我们所有的供应商均已填写并交回该表格，差异及时解除。
第三、识别和评估供应链风险，公司针对供应链的风险识别与评估设立了《供应链风险识别与评估程序》针对所有供应商和其原料进行分析其所存在的潜在风险，确保不会触发OECD指南有关锡、钽和钨的增补内容中所提到的示警信号；设立差异审核程序，对于个供应商及其原料进行差异审查，本报告期间未发现与原料有关的相关差异。对所有供应商进行了风险的识别和评估之后，公司出具了相应的风险评估报告。以上所有动作完成之后我司才会进行下一步的采购流程。
六、风险管理(高风险地区)
根据以上风险识别方法，对于确定为“高风险”的原料和供应链，开展了增强型尽职调查计划。这包括：1 评估上游供应商的活动和关系； 2 识别矿石的开采、贸易、处理和出口的地点和定量条件； 3 必要时进行实地风险评估。在今年的采购过程中，有不少供应商向我司推荐了高风险地区的原料，但我司考虑到目前没有对部分高风险地区进行增强型尽职调查的能力，当场就回绝了供应商，不与之开展业务。
针对本报告期间公司供应链上未涉及到高风险采购，所有采购都为低风险。
但我司针对高风险地区采购方案也做了如下风险评估方案：
公司采取以下计划来评估其风险。广泛参入认可的上游保证机制---iTSCi 打标打袋体系。。对源于高风险地区的钽原料，公司在没有通知进行增强型的尽职调查情况，保证只从iTSCi 会员采购通过 iTSCi 打标打袋体系认证过的原料或者BSP可追溯性的原料。对于每个高风险采购交易，iTSCi 提供以下文件：
1) 事件总结报告 2) 矿场考察建议，包括具有潜在风险的矿场名单（建议向这些矿场采购的公司开展 增强型尽职调查和风险评估） 3) 国家和地区月度报告，审查实地的一般情况 4) 数据总结和其他报告 THXC会注重学习iTSCi 的其它报告和文件，例如事故报告、管理评估报告、公司 审核报告等。公司开展了进一步尽职调查，对照公共领域的信息和实际交易信息审查来 自上游计划的相关文件。 同时，无论是对高风险还是低风险，THXC要求所有的供应商提供下列文件信息, 这些信息涉及每一笔交易： 供应商的尽职调查计划，包括 KYC 调查表、公司注册登记证或公司营业执照、采矿 证(如果是采矿公司）。 密切关注当地公司的运营/国家背景有关的治理信息。 收集每笔交易供应链监管链文件确保了解交易来源和运输路径。
2) 总之，我司在往后的工作中会严格按照OECD经济合作与发展组织的要求去做尽职调查，以确保公司的尽职调查体系能够充分识别并充分管理经合组织指南附录二示范供应链政策相关的风险，坚持做到负责任采购。
江西拓泓新材料有限公司
2023年3月23日
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